Első lépésben a MŰVELETEK fülön az egész cégre vonatkozó munkaidőkereteket kell meghatározni. Pl. ha egy cég a 3 havi munkaidőkeretet választja, aminek a kezdő hónapja pl. február 1., akkor az időszakokat elvileg a teljes évre előre felviheti, amin időközben persze bármikor változtathat, példánkban 02.01-04.30., 0501-0731., stb. Az nem gond, ha „átmegyünk” másik évbe.
A paraméterek fül bővült egy új menüponttal, amiben a teljes év minden napja a törvény szerint be van sorolva munkanapnak, ünnepnek, pihenőnapnak.
A törvényes munkaidő naptár a paraméterállomány frissítésével töltődik fel, és azon a felhasználó nem tud változtatni.
Azzal, hogy meghatároztuk, hogy egy hónapban mennyi munkanap+ünnepnap van, ezzel megkapjuk az adott hónapra vonatkozó törvényesen ledolgozható munkaórák (vagyis a havi munkaidőkeret) hosszát, ami egyenlő a (munkanap+hétköznap lévő ünnep) szorozva a dolgozóra vonatkozó napi munkaidő (HIDO/5) hosszával.
Következő lépés az, hogy a cég dolgozóinál egyenként meghatározzuk, hogy ő munkaidőkeretben van-e alkalmazva, illetve az ő munkaidőkerete mikor kezdődik, és mikor van vége (bővít gomb). Természetesen idő közben szükség esetén ez is változtatható, törölhető. Nagyon fontos, hogy amennyiben nem tudjuk a munkaidőkeretben foglalkoztatás végét, vagyis hosszabb ideig, több munkaidőkeretes időszakon keresztül is munkaidőkeretben szeretnénk foglalkoztatni a dolgozót, itt nem kell a „munkaidőkeretes foglalkoztatás vége” mezőt kitölteni. Amennyiben a cégre vonatkozó munkaidőkeret időszak végét elértük, és nincs kitöltve ez a vége mező a dolgozónál, ahogy a cégre vonatkozóan kitöltésre került, ugyanazzal az időszakkal továbbra is munkaidőkeretesként fogja a program a dolgozót kezelni, vagyis a program automatikusa hozzárendeli a cégnél megadott időkeret intervallumokat a doglozóhoz. Figyelem, az alábbi képernyőképen a vége mező kitöltött, ez semmiképp ne zavarja meg! A példában a cég úgy döntött, hogy a dolgozót eddig az időpontig szeretné csak munkaidőkeretben foglalkoztatni. A dolgozóra vonatkozó vége mező természetesen eltérhet a cégre vonatkozó munkaidőret vége mezőben szereplő adattól (pl. a dolgozó kilép, vagy a cég így döntött).
Amikor egy dolgozónál megadtuk az időkeret kezdetét (ami gyakorlatilag eltérhet a cégre vonatkozóan beállított munkaidőkeret kezdetétől, mert pl. most lépett be, vagy a cég most döntött úgy, hogy az adott dolgozót is munkaidőkeretben fogja elszámolni), menjünk be az időadatok menüpontba.
Első ránézésre talán szörnyű, de nem annyira bonyolult.
A képernyő jobb felső sarkában van megjelenítve, hogy melyik munkaidőkeret időszakban vagyunk, alatta lévő sorban bal oldalon, hogy melyik év, és itt ki kell választani, hogy az időkereten belül melyik hónappal szeretnénk dolgozni. Velük egyvonalban jobb oldalon szerepel az adott havi munkaidőkeret, a ténylegesen a munkaidőkeretbe figyelembe vehető órák száma (példa szerint: 157 óra ténylegesen ledolgozott+8 óra szabadság+8 óra kieső óra gyed miatt + 19 óra állásidő, összesen: 192 óra)
Amikor még csak elkezdjük a munkát, minden munkanapra kitöltjük a rá jellemző napi munkaidő adatokat. Ezeket az óraadatokat, illetve naptípusokat (munkanap, pihenőnap,…) a dolgozónak 1 héttel a munkavégzés előtt kiadott beosztás szerint meg kell változtatni, vagyis lehet, hogy x napon nem 8 órát kell majd dolgozni, hanem 10-et, lehet, hogy nem szombaton kapja meg a pihenőnapját, hanem szerdán, stb.). Miután a beosztást rögzíttettük, a „TervŕTény” gombbal áttölthetjük a terv adatokat a ténylegesen teljesített (kvázi jelenléti ív) részbe annak érdekében, hogy ha van is eltérés a tervhez képest, az valószínűleg csak néhány napot érint, azt könnyebb aktualizálni, mint újra minden napot kitölteni. Ahogy az előző mondatból sejthető, ha megvagyunk a tervadatok rögzítésével, és áttöltöttük azokat a tény adatok közé, a tény adatokat a valóságnak megfelelően szükség esetén változtasuk meg.
Amennyiben eltérés van a terv és a a tény között, a két óraadat különbsége megjelenik a „kül.” oszlopban.
Példák az eltérésre:
a./ Terv adat volt 8 óra munkavégzés, a tény 14 óra (ez csak kitalált szám, törvény szerint nem lehet ilyen hosszan dolgoztatni) az eltérés: 6 óra, ami bekerül a „kül.” oszlopba, és bekerül a „Túlóra 50%” oszlopba is, szükség esetén át kell írni a „Túlóra 100%” oszlopba, például mert szombaton lett tovább foglalkoztatva. De ha nem pénzben fizetik ki a túlórát, hanem helyette szabadidőt adnak ki (lásd új Munka Törvénykönyve), akkor töröljük ki a túlóra oszlopokból az adatot, és írjuk be a „Túlmunka” oszlopba. Ebben az oszlopban szereplő óradat az jelenti, hogy bár túlóráról van szó, a dolgozó nem pótlékot, hanem szabadidőt kapott.
b./ Terv adat volt 8 óra, de csak 6 órát dolgozott, eltérés -2 óra, ami bekerül a „kül.” oszlopba, és bekerül az „Állásid.” oszlopba. Ami ebbe az oszlopba kerül, az állásidőként ki lesz fizetve a dolgozónak.
c./ Előfordulhat az az eset, hogy olyan napokon dolgozik a dolgozó, amikor neki a teljesített órák után pótlék jár. Ezeket a pólékkal kifizetendő órákat vagy a „Pótlék 100%”, vagy a „Pótlék50%” oszlopba írjuk be. Vigyázzunk, ide ne a délutáni, éjszakai pótlékkal, stb. pótlékozandó órákat írjuk.
A képernyő alján látni lehet az időkeret hónapjait, és az azokhoz tartozó összesítő sorokat, oszlopokat. A példa szerint 8. hónapban (a többi hónap nincs kitöltve, azért üres) a dolgozóra vonatkozó beosztás szerint 7 nap pihenőnapja volt tervezve, és terv szerint 8. hónapban 192 órára volt beosztva.
A harmadik oszlopban szerepel a legfontosabb adat, vagyis az, hogy az adott havi munkaidőkeret mértékétől mennyivel tér el a ténylegesen munkaidőkeretbe beszámítható órák száma. Példa szerint az adott hónapban igaz, hogy 192 órát kellett volna terv szerint dolgoznia, de a törvényes munkaidőkeret 184 óra, teljesített (157+19+8+8) 192 órát, vagyis 8 órával többet, mint amennyi az adott havi munkaidőkeret.
Listák:
A menüpontban 3 fajta lista is készíthető a munkaidőkerettel kapcsolatban, egyrészt elkészíthető vele a beosztás, amit 1 héttel a munkavégzés előtt ki kell hirdetni, elkészíthető vele egy munkaidőjelentés a ténylegesen teljesített órákról, illetve egy egyeztető lista.
Amennyiben sikerült rögzítenünk a tervet, majd a tényt, átmehetünk a számfejtés részbe. Amikor elindítjuk a számfejtést, az itt kitöltött adatok átadásra kerülnek. Átadjuk a napok, órák adatait, a pótlékolandó órákat, a túlórákat, sőt kieső idő, illetve szabadság, betegszabadság estén azok pontos időszakait is, nemcsak napjainak a számát. Viszont azt fontos megjegyezni, hogy amennyiben átmentünk a számfejtésbe, és adott dolgozó esetében elindult a számfejtés, és átvételre kerültek az időadatok, ha visszamegyünk a számfejtés után az időadatokhoz, és javítunk azon, azok már nem fognak újra átkerülni a számfejtésbe. Ilyenkor, amennyiben javításra van szükség, először a számfejtést töröljük ki, javítsuk az időadatokat, és számfejtsük le a dolgozót újra, ekkor már a javított, jó időadatok fognak átadásra kerülni. Abban az esetben, ha mégsem így javítanánk és eltérés lenne az időadatokban rögzített, és a számfejtésben rögzített adatok között, az ellenőrző program figyelmeztető üzenetet küld erről.
Eltérés a tervtől, munkaidőkerettől:
Munkaidőket alkalmazása esetén a tény adatok nagy valószínűséggel eltérnek a havi munkaidőkeret összegétől. Ez az adat szererel a „Munkaidőkerettől eltérés” oszlopban. Példánkban -8 volt ez a szám. Mivel a program a ténylegesen teljesített időadatokat adja át a bérszámfejtési résznek, át kell adnunk az eltérést is, mert ha ezt a többlet 8 órát nem adjuk át, akkor a dolgozó adott havi számfejtésében 8 órával több munkaórával lesz leszámfejtve. A mínusz 8 óra átadásával biztosítva lesz, hogy adott hónapban ne keressen többet (fordított előjel esetén ne keressen kevesebbet) az őt megillető bérnél. Természetesen a 3. hó végén figyelnünk kell. Mert tételezzük fel, hogy első hónapban többet dolgozott 8 óránál, a második hónapban 4 órával kevesebbet, a harmadik hónapban szintén 2 órával többet. Ebben az esetben a különbözet oszlopunkban, és átadás után a számfejtés megfelelő jogcímén: -8 +4 -2 fog szerepelni. De munkaidőkeret végén ezek egyenlegét meg kell nézni (itt -6), vagyis ha átadjuk ezt a 3 adatot a számfejtésnek, akkor munkaidőkeret végén vizsgálnunk kell ezek egyenlegét és előjelét is. Ha a példa szerint -6 az eredmény, vagyis 3 hónapban összesen a dolgozó a rá vonatkozó 3 havi munkaidőkereten felül 6 órát dolgozott. Ezt a 6 órát ne felejtsék el a bérszámfejtéskor kézzel a megfelelő oszlopba beírni (túlóra pótlékos, vagy állásidővel kifizetendő óra, stb.). Ellenkező előjel esetén a dolgozó önhibáján kívül 6 órával kevesebbet tudott dolgozni, amit a 3 hónap alatt „meg is kapott” mert amikor többet dolgozott, akkor levontuk az órákból a különbözetet, de viszont amikor kevesebbet dolgozott, akkor pluszban megkapta.
Tehát csak akkor kell a különbözettel foglalkoznunk, ha az negatív, vagyis egyenlegében többet dolgozott, mint a 3 havi munkaidőkeret. Ezt az óraszámot a megfelelő jogcímre pluszban kézzel nekünk kell rögzíteni (pl. vasárnap végzett munkaórák száma – mert mondjuk azért lett többlete, mert vasárnap dolgozott a kereten felül).
A foglalkoztatásnak fent leírt módja számunkra is kicsit új volt, ezért köszönettel veszünk minden segítőkész tanácsot, észrevételt, hibajelzést, melyet következő frissítésünkkor lehetőség szerint beépítünk a programba.